Порядок організації та проведення особистого прийому громадян в управліні освіти Южноукраїнськоїміської ради

Порядок
організації  та  проведення  особистого  прийому  громадян  в  управліні освіти Южноукраїнськоїміської  ради

1. Цей Порядок визначає основні вимоги до організації та проведення особистого прийому громадян в управліні освіти Южноукраїнськоїміської ради
2. Особистий прийом громадян начальником управління  освіти Южноураїнської міської ради відповідно до статті 22 Закону України "Про звернення громадян" проводиться в установленому ним порядку.
Особистий прийом громадян начальником управління  освіти Южноураїнської міської ради проводиться, як правило, в присутності головного спеціаліста відділу дошкільної, середньої та позашкільної освіти управління (далі головний спеціаліст управління), відповідального за ведення діловодства за зверненнями громадян в управлінні освітив, в кабінеті начальника управління освіти  у  визначений  графіком  день  з  1600 до 1800 . 
Головний спеціаліст управління  вносить  записи  в журнал обліку особистого прийому начальника  управління.
Для участі в особистому  прийомі громадян начальником  управління можуть залучатися керівники структурних підрозділів управління освіти, до компетенції яких належить вирішення  порушених  у  зверненнях  громадян  питань.
У  разі  відсутності начальника управління  освіти Южноураїнської міської ради особистий прийом громадян проводять засупники начальника управління або уповноважені ними посадові особи.
3. Заступники начальника управління реєстрацію та облік звернень громадян, поданих заявниками під час особистого прийому,  ведуть самостійно.
Облік особистого прийому громадян ведеться у журналах обліку особистого прийому громадян  заступників начальника  управління.
Записи в журнали обліку особистого прийому  громадян вносяться заступниками начальника управління  власноручно.
Заступники начальника управління несуть особисту відповідальність за стан ведення власних  журналів обліку особистого прийому громадян.
Кількісну та якісну інформацію про підсумки розгляду звернень заступники начальника управління надають для узагальнення  головному спеціалісту управління.
4. Графік особистого прийому громадян начальником управління  освіти Южноураїнської міської ради та заступниками начальника управління затверджується начальником управління.
5. Інформація про порядок і графік особистого прийому громадян начальником управління, заступниками начальника управління публікується у газеті Южноукраїнської міської ради "Контакт", розміщується на сайті міської ради та у приймальні управління освіти.
6. На початку особистого прийому  громадянин, який бажає взяти участь у прийомі, повинен пред'явити документ,  що  посвідчує  його  особу.
Під час проведення особистого прийому громадян можуть бути присутні їх представники, повноваження яких оформлені в установленому порядку, та/або особи, які перебувають у родинних відносинах з такими громадянами.

Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому громадян не допускається.
Письмове звернення, яке подається  громадянином на особистому прийомі, оформлюється  відповідно  до  вимог  статті  5  Закону України "Про звернення громадян".
Про результати  розгляду  звернення  громадянину  повідомляється  письмово або усно (за його  бажанням).
Повторний прийом громадянина з питання, яке вже розглядалося адміністрацією управління  освіти проводиться в разі, якщо питання, порушене у першому зверненні, не було вирішено по суті.
У разі повторного звернення громадянина вивчаються матеріали з порушеного питання, з'ясовуються причини повторного звернення, надаються необхідні роз'яснення та можлива допомога.
7. Попередній запис на особистий прийом  до начальника управління  освіти Южноураїнської міської ради заступників начальника управління проводиться головним спеціалістом  управління  в  робочий  час з  понеділка по четвер  з  800 до  1200  з 1300 до 1700, у п’ятницю з 8 00 до12 00 з 13 00до 1600.
В разі відсутності головного спеціаліста  управління за дорученням начальника управління до проведення попереднього запису громадян на особистий прийом до начальника управління, .заступників начальника управління можуть залучатися  відповідальні працівники відділу дошкільної, середньої та позашкільної освіти.
Під час попереднього запису на особистий прийом з'ясовується прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання громадянина, зміст порушеного питання, до яких посадових осіб чи органів державної влади він звертався і яке було прийняте рішення, визначається посадова особа чи орган державної влади, до компетенції яких належить вирішення питання, вивчаються документи, інші матеріали, що подаються громадянином для обґрунтування своєї заяви (клопотання), скарги або пропозиції (зауваження).
Не допускається з'ясування відомостей про особу громадянина, що не стосуються його звернення.   
Прийом жінок, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня", інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв Соціалістичної Праці, Героїв Радянського Союзу, Героїв України проводиться в першочерговому порядку.
8. Головний спеціаліст управління:
забезпечує реєстрацію та облік звернень громадян на особистий прийом начальника управління, в тому числі поданих заявниками під час особистого прийому  відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. N 348;
здійснює контроль за строками підготовки відповідальними працівниками управління письмових (в разі необхідності) відповідей на звернення  заявників та за дотриманням графіків особистого прийому  начальника  управління,  заступників  начальника  управління.
проводить щоквартальний аналіз зареєстрованих звернень громадян та інформує начальника управління про результати аналізу, як правило, під час апаратних нарад  в управлінні освіти.
9. З метою інформування населення про роботу зі зверненнями  узагальнені  матеріали про вищезазначену  роботу,  в тому числі,  за  підсумками розгляду звернень під час особистого прийому громадян розміщуються та щоквартально оновлюються на веб-сайті  Южноукраїнської  міської  ради.