Типова інструкція з діловодства у загальноосвітніх навчальних закладах усіх типів і форм власності

4.5. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора та змісту документів. Окремо реєструються:
акти органів державної влади, доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також одержана кореспонденція;
накази (розпорядження) з основних питань діяльності загальноосвітнього навчального закладу;
накази з кадрових питань;
акти ревізій фінансово-господарської діяльності;
бухгалтерські документи;
службові листи;
звернення громадян;
запити на інформацію.
4.6. Факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв’язку) реєструються окремо від інших документів.
4.7. Документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису, реєструються окремо від інших документів із зазначенням електронної адреси відправника та адресата.
Оригінал документа, який надійшов після факсограми або електронною поштою в сканованій формі, реєструється відповідно до пункту 4.4. Інструкції.
4.8. Під час реєстрації документу надається умовне позначення - реєстраційний індекс.
Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера та індексу справи.
У вихідного документа реєстраційний індекс може розміщуватися у зворотній послідовності - індекс справи та порядковий номер.
4.9. У загальноосвітніх навчальних закладах може застосовуватися журнальна  чи автоматизована (з використанням спеціальних комп’ютерних програм) форма реєстрації документів.
4.10. Примірний перелік документів, що не підлягають реєстрації, викладений у додатку 7.
5. Складення номенклатури та формування справ
5.1. Номенклатура справ - це обов’язковий для кожного загальноосвітнього навчального закладу систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються, із зазначенням строків зберігання справ.
5.2. Номенклатура справ призначена для встановлення в загальноосвітньому навчальному закладі єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
5.3. Примірна форма номенклатури справ загальноосвітнього навчального закладу наведена у додатку 8.
5.4. Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.
Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування закладу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).