Типова інструкція з діловодства у загальноосвітніх навчальних закладах усіх типів і форм власності

3.2.14. Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.
3.3.Службовий лист.
3.3.1. Службовий лист складаються з метою обміну інформацією між установами як:
відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб;
відповіді на виконання доручень установ вищого рівня;
відповіді на запити інших установ;
відповіді на звернення громадян;
відповіді на запити на інформацію;
ініціативні листи;
супровідні листи.
3.3.2. Службовий лист оформляється на бланку загальноосвітнього навчального закладу.
3.3.3. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у  разі  потреби), підпис,  відмітка  про виконавця.
Датою листа є дата його підписання, яка повинна збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції.
3.3.4. Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення.
Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу.
3.3.5. Як правило, у листі порушується одне питання.
Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: "просимо повідомити...", "роз'яснюємо, що...".
Службовий лист підписується відповідно до пункту 3.14 цієї Інструкції.
3.4. Акт.
3.4.1. Акт - документ, складений декількома особами та підтверджуючий установлені факти і дії. Акти оформляються за результатом ревізій, при прийомі-передачі справ, списанні майна тощо.
3.4.2. Акт оформляється на стандартному аркуші паперу формату А4 і має такі реквізити: назва документу, гриф затвердження (при необхідності), дата і місце складання, заголовок до тексту, текст, підписи осіб (не менше трьох), які складали акт.
3.4.3. Текст акта складається із вступної та констатуючої частин.
У вступній частині вказуються підстави для складання акта та називаються особи, які склали акт або були присутні при цьому.
У констатуючій частині викладається суть, завдання, характер виконаної роботи, встановлені факти, пропозиції та висновки. Констатуюча частина може оформлюватися у вигляді таблиці.
У кінці тексту акта записуються дані про кількість екземплярів акта та їх місце знаходження.