Типова інструкція з діловодства у загальноосвітніх навчальних закладах усіх типів і форм власності

1.2. Інструкція  встановлює  загальні вимоги щодо документування управлінської інформації, організації роботи з документами та перелік  типових документів, що обов’язково створюються під час діяльності  загальноосвітніх навчальних закладів із зазначенням строків зберігання (додаток 9).
1.3. Дотримання вимог і рекомендацій щодо порядку здійснення документування, встановлених цією Інструкцією, є обов’язковим для всіх працівників загальноосвітніх навчальних закладів.
Працівники, прийняті на роботу, повинні бути ознайомлені з вимогами Інструкції та виконувати їх.
1.4. Державний нагляд (контроль) за виконанням вимог цієї Інструкції здійснюють Державна інспекція навчальних закладів України та центральні органи виконавчої влади, орган виконавчої влади Автономної Республіки Крим у сфері освіти, місцеві органи управління освітою, яким підпорядковані загальноосвітні навчальні заклади.
1.5. Відповідальність за організацію діловодства, зміст, якість підготовки та оформлення документів в загальноосвітніх навчальних закладах несуть їх керівники.
1.6. Організація діловодства в загальноосвітніх навчальних закладах покладається на спеціально призначену (призначених) для цього особу (осіб). Спеціально призначена особа, відповідно до покладених на неї завдань:
здійснює реєстрацію та веде облік документів;
організовує документообіг, формування справ, їх зберігання;
здійснює поточний контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в установі;
забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;
узагальнює інформацію про документообіг, що необхідна для прийняття управлінських рішень;
організовує збереження  документаційного  фонду та користування ним тощо.
2. Документування діяльності та загальні вимоги до складення та оформлення документів загальноосвітніх  навчальних закладів
2.1. Документування діяльності загальноосвітніх  навчальних закладів полягає у створенні документів, у яких фіксується інформація про управлінську (організаційно-розпорядчу) діяльність та здійснення навчально-виховного процесу.
2.2. Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності та змісту діяльності, переведення, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.
2.3. У загальноосвітніх навчальних закладах діловодство здійснюється державною мовою.
Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.
2.4. Вимоги до документування діяльності на бланках
2.4.1. Організаційно-розпорядчі документи можуть оформлюватися на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.
Бланки кожного виду виготовляються на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів.
Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів) способом.