Типова інструкція з діловодства у загальноосвітніх навчальних закладах усіх типів і форм власності

2.5.6. Датою документа є відповідно дата його підписання або затвердження. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформлюється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться (наприклад: 01.06.2013).
У текстах документів, що містять посилання на нормативно-правові акти, та документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 03 квітня 2013 року. Дозволяється застосовувати слово "рік" у скороченому варіанті "р.", наприклад: 01 червня 2013 р.
Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.
Примірний перелік документів, що затверджуються з проставлянням грифа затвердження, наведено у додатку 4.
2.5.7. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.
2.5.8. Адресатами документа можуть бути юридичні особи, їх структурні підрозділи та посадові особи, а також фізичні особи.
Якщо документ адресовано юридичній особі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи, їх найменування наводяться у називному відмінку.
Поштова адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам.
Якщо документ адресовано керівникові юридичної особи або його заступникові, найменування юридичної особи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку.
Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування юридичної особи та її структурного підрозділу наводять у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата - у давальному.
У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім’я та по батькові (ініціали чи ініціал імені), потім поштова адреса (вулиця, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс).
2.5.9. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа і бути максимально стислим.
Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?".
Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5, зокрема супровідні листи, телеграми, телефонограми.
2.5.10. Текст документа повинен бути викладений стисло, грамотно, зрозуміло, об’єктивно без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження, і повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту.
Текст документа оформлюється у вигляді суцільного зв’язного тексту, анкети чи таблиці або шляхом поєднання цих форм.
У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи - автора документа, дата, реєстраційний індекс, заголовок до тексту.